Quantitative analysis the completeness of electronic medical summaries for inpatient pediatric at Karya Medika Bantar Gebang Hospital

##plugins.themes.academic_pro.article.sidebar##

Published Aug 28, 2025
https://doi.org/10.35335/midwifery.v13i3.2058
Download
PDF
Statistic

Downloads

Download data is not yet available.
Vol. 13 No. 3 (2025): August: Health Sciences and related fields

##plugins.themes.academic_pro.article.main##

Siti Khodijah
Politeknik Indonusa Surakarta, Indonesia
Sinta Novratilova
Politeknik Indonusa Surakarta, Indonesia

Abstract

Incomplete documentation of pediatric inpatient electronic medical records at Karya Medika Bantar Gebang Hospital affects the quality of medical recordkeeping. A preliminary study revealed completeness rates of 100% for identification, 70% for important reports, 65% for accurate documentation, and 85% for authentication. This study aimed to analyze the factors contributing to these deficiencies. A qualitative descriptive method was applied, involving one medical record officer, two pediatric ward supervisors, and one triangulation informant. The research covered 764 pediatric inpatient electronic medical records from January to June 2025, with a random sample of 88 records determined using the Slovin formula. The results identified five contributing factors: human (incomplete entries by physicians), machine (unstable internet connection), money (no training budget), method (absence of standard operating procedures), and material (lack of tools for completeness analysis). The highest incompleteness occurred in accurate documentation and important reports. In conclusion, the study emphasizes the need to implement a reward and punishment system, provide backup modems, allocate budgets for staff training, establish SOPs in accordance with regulations, and utilize checklists as an evaluation tool.

##plugins.themes.academic_pro.article.details##

How to Cite
Khodijah, S. and Novratilova, S. (2025) “Quantitative analysis the completeness of electronic medical summaries for inpatient pediatric at Karya Medika Bantar Gebang Hospital”, Science Midwifery, 13(3), pp. 934-945. doi: 10.35335/midwifery.v13i3.2058.

References

Alfansyur, A., & Mariyani, M. (2020). Seni mengelola data: Penerapan triangulasi teknik, sumber dan waktu pada penelitian pendidikan sosial. Historis: Jurnal Kajian, Penelitian Dan Pengembangan Pendidikan Sejarah, 5(2), 146–150.
Andhani, A. Z., Ramalinda, D., Jayadi, Y. Y., Pramudianto, A., Rahayu, T., Sutisna, T., … Raharja, A. R. (2024). Dasar-Dasar Rekam Medis: Panduan Praktis untuk Pemula. Penerbit Kbm Indonesia.
Annisa, H. N. (2023). Faktor yang Berhubungan dengan Tingkat Kesiapan Petugas Kesehatan Terhadap Implementasi Rekam Medis Elektronik di RSUD Sayang Rakyat Kota Makassar= Factors Associated with the Readiness Level of Health Professionals Toward Implementation of Electronic Medical Records at Sayang Rakyat Hospital in Makassar City”. Universitas Hasanuddin.
Ardhiansyah, A. O. (2022). Pemeriksaan Fisik untuk Kasus Bedah. Airlangga University Press.
Arikunto, S. (2006). Prosedur penelitian tindakan kelas. Bumi Aksara, 136(2), 2–3.
Daniati, S. E. (2022). Standarisasi Penggunaan Simbol Pada Dokumen Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit X Kota Pekanbaru Tahun 2022. JHMHS: Journal of Hospital Management and Health Science, 3(2), 1–5.
Erawantini, F., Yuliandari, A., Deharja, A., & Santi, M. W. (2022). Strategi Mengurangi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Pasirian Lumajang Tahun 2020. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 10(2), 160.
Ernawati, E., & Novratilova, S. (2025). Analysis of risk factors for incomplete inpatient medical records using the fishbone method. Science Midwifery, 13(1), 111–118.
Fadillah, F., & Febiana, C. (2021). Gambaran Data Kunjungan Pasien Poliklinik Ke Instalasi Farmasi Rsud Majalaya Selama Pandemi. Menara Medika, 4(1).
Istikomah, F. A., Erawantini, F., & Putra, D. S. H. (2020). Tinjauan Pelepasan Informasi Rekam Medis Berdasarkan Aspek Hukum Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis untuk Pendidikan di RSUD Sleman. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4), 393–399.
Kania, S. A., Ningrum, H. D., & Wildan, M. (2024). ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETIDAKLENGKAPAN RESUME MEDIS RAWAT INAP PASIEN BPJS KESEHATAN RSI AISYIYAH KOTA MALANG. Jurnal Informasi Kesehatan Indonesia, 10(1), 50–57.
Lestari, A. P. (2022). FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KETIDAKLENGKAPAN PENGISIAN BERKAS REKAM MEDIK RUMAH SAKIT UNIVERSITAS HASANUDDIN TAHUN 2022= AFFECTING FACTORS FOR INCOMPLETE FILLING OF MEDICAL RECORD DOCUMENTS IN HASANUDDIN UNIVERSITY HOSPITAL 2022. Universitas Hasanuddin.
Lufianti, S. A., Wijayanti, R. A., Mudiono, D. R. P., & Muflihatin, I. (2022). Analisis Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Resume Medis Rawat Inap di Puskesmas Cermee Bondowoso. Jurnal Rekam Medik & Manajemen Informasi Kesehatan, 1(2), 80–86.
Mathar, I. (2018). Manajemen informasi kesehatan: Pengelolaan dokumen rekam medis. Deepublish.
Melawati, I. (2021). Analisis Kelengkapan Pengisian Resume Medis Rawat Inap Guna Kelancaran Klaim JKN Di Rumah Sakit Betha Medika. Journal of Innovation Research and Knowledge, 1(3), 233–240.
Notoatmodjo, S. (2005). Metodologi penelitian kesehatan.
Polit, D. F., & Beck, C. T. (2012). Resource manual for nursing research: Generating and assessing evidence for nursing practice. (No Title).
Siregar, J., Destini, R., & Barus, U. (2024). Pengembangan Media Pembelajaran Diorama Pada Materi Siklus Air Di Kelas V Sekolah Dasar. Tuntun: Jurnal Pendidikan, 1(2), 63–69.
Sugiyono, D. (2014). Metode penelitian pendidikan.
Syam, N. Z. (2024). Analisis Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Resume Medis Rawat Inap Di RSUP Dr. Kariadi Semarang.
Talib, N. M. T., & MARS, S. K. M. (2022). Manajemen Rekam Medis" Si-Jantung" Rumah Sakit. CV. AZKA PUSTAKA.
Tisa, W. H. (2025). OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS MELALUI ALIH MEDIA DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PESAWARAN. UIN RADEN INTAN LAMPUNG.
Trianto, W., & Rohaeni, N. (2021). Analisis Kepatuhan Pengisian Resume Medis Elektronik Rawat Inap Ksm Kesehatan Anak Guna Menunjang Kualitas Rekam Medis Di Rsup Dr. Hasan Sadikin Bandung. Jurnal TEDC, 15(2), 1–8.
Wulandari, S., MM, M., Widiyanto, W. W., & Kom, M. (2024). Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Ketidaklengkapan Resume Medis Rawat Inap Penyakit Gastroenteritis Di Rumah Sakit UNS Tahun 2022. Journal Health Information Management Indonesian (JHIMI), 3(1), 54–61.
Yunita Rahma, N., & Arifin, I. (2024). PENYEBAB PENUNDAAN KLAIM BPJS KESEHATAN PASIEN RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT MUSTIKA MEDIKA BEKASI TAHUN 2024. Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Sapta Bakti.