Analysis of risk factors for incomplete inpatient medical records using the fishbone method

##plugins.themes.academic_pro.article.sidebar##

Published Apr 3, 2025
https://doi.org/10.35335/midwifery.v13i1.1861
Download
PDF
Statistic

Downloads

Download data is not yet available.
Vol. 13 No. 1 (2025): Health Sciences and related fields

##plugins.themes.academic_pro.article.main##

Ernawati Ernawati
Politeknik Indonusa Surakarta, Indonesia
Sinta Novratilova
Politeknik Indonusa Surakarta, Indonesia

Abstract

Incomplete inpatient medical summaries remain a persistent issue that affects administrative processes and the quality of patient data. This study aimed to analyze the completeness and contributing factors of incomplete inpatient medical summaries using the Fishbone Method (Ishikawa Diagram). A qualitative descriptive approach was employed, with data collected through observations, interviews, and document reviews of 99 inpatient medical summaries, selected using Slovin’s formula with a 10% margin of error. The study involved medical record officers and healthcare professionals, selected through purposive sampling. Data analysis followed the qualitative descriptive method, including data reduction, data presentation, conclusion drawing, and triangulation. The findings identified five primary factors contributing to incomplete medical summaries: Man (low compliance among healthcare professionals), Method (suboptimal Standard Operating Procedures), Machine (ineffective hospital information systems), Money (insufficient investment in training), and Material (medical records not yet fully electronic). The study recommends medical staff training, SOP optimization, and the implementation of an electronic medical record system with a required lock feature to ensure complete documentation of inpatient medical summaries.

##plugins.themes.academic_pro.article.details##

How to Cite
Ernawati, E. and Novratilova, S. (2025) “Analysis of risk factors for incomplete inpatient medical records using the fishbone method”, Science Midwifery, 13(1), pp. 111-118. doi: 10.35335/midwifery.v13i1.1861.

References

Agil, N. M., Apriyanto, A., Haryanti, T., Saparwati, M., Pertiwi, W. E., Oktarina, N. D., … Fatimah, N. A. (2025). Buku Ajar Keselamatan Pasien dan Keselamatan Kesehatan Kerja. PT. Sonpedia Publishing Indonesia.
Bamatraf, S. M. (2024). Sistem pengelolaan dokumen perjalanan haji khusus: Penelitian di bidang Penyelenggaraan haji dan umrah Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat. UIN Sunan Gunung Djati Bandung.
Dewi Kurniasih, S. K. M., & KES, M. (2020). Failure in Safety Systems: Metode Analisis Kecelakaan Kerja. Zifatama Jawara.
Kumari, A., Bajwa, N., Singh, P. A., Sachdeva, V., Tamana, & Joshi, G. (2024). Quality by Design in Relation to clinical trials. In Introduction to Quality by Design (QbD) From Theory to Practice (pp. 353–417). Springer.
LAMATINULU, L. (2022). Strategi Perbaikan Kinerja & Produktivitas Melalaui Integrasi Lean Six Sigma dan Balanced Scorecard. Nas media Pustaka.
Lestari, V., Hamidya, S. U., & Rizqoh, D. (n.d.). Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Di Rumah Sakit. Penerbit Adab.
Luthfi, Z., & Hasibuan, F. C. (2024). Aplikasi Reservasi Pasien dan Rekam Medis Bidan Mandiri dengan Golang Sebagai Backend. EProceedings of Engineering, 11(6), 6721–6727.
Noviani, R. W. H., Handayani, T., Sihura, S. S. G., Lannasari, L., Wati, N. M. N., Rachmah, R., … Mahdarsari, M. (2024). Buku Ajar Manajemen Keperawatan. PT. Sonpedia Publishing Indonesia.
Nurfallah, I. (2021). Penerapan Telenursing dalam meningkatkan pelayanan keperawatan pada pasien Homecare dengan Stroke: Literatur review. Promotif: Jurnal Kesehatan Masyarakat, 11(2), 215–224.
Olutimehin, D. (n.d.). IMPROVING PATIENT OUTCOMES WITH EFFECTIVE RECORD-KEEPING PRACTICES IN HEALTHCARE DELIVERY.
Permatasari, F. K., Sukmaningsih, W. R., & Novratilova, S. (2024). Hubungan Aspek Kualitas Pelayanan dengan Kepuasan Pasien Rawat Jalan di Puskesmas Karanganyar. Journal Health Information Management Indonesian (JHIMI), 3(1), 41–46.
Pratama, R. P. R., & Khairunnisa, R. J. (n.d.). TINJAUAN KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SULTAN SURIANSYAH BANJARMASIN REVIEW OF THE TIMELINESS OF RETURNING INPATIENT MEDICAL RECORDS AT SULTAN SURIANSYAH REGIONAL GENERAL HOSPITAL OF BANJARMASIN.
Riyanto, O. S. (2023). PERLINDUNGAN HUKUM PRAKTIK KEDOKTERAN DI RUMAH SAKIT: IMPLEMENTASI KENYAMANAN DOKTER DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KESEHATAN. Juris Humanity: Jurnal Riset Dan Kajian Hukum Hak Asasi Manusia, 2(1), 1–14.
Roflin, E., & Liberty, I. A. (2021). Populasi, Sampel, Variabel dalam penelitian kedokteran. Penerbit Nem.
Sakinah, A., & Yunengsih, Y. (2021). Analisis Kelengkapan Resume Medis Rawat Inap BPJS Terhadap Kelancaran Klaim BPJS Kesehatan Di Rumah Sakit Melania Bogor. Jurnal Kesehatan Tambusai, 2(4), 70–77.
Sakit, K. A. R. (2017). Standar nasional akreditasi rumah sakit edisi 1. Jakarta: Komisi Akreditasi Rumah Sakit, 217–225.
Sartini, I. (2023). Kolaborasi Pemerintahan (Collaborative Governance) Dalam Penanganan Covid-19 Di Kabupaten Soppeng. Universitas Hasanuddin.
Setiawan, I. (2024). Pengawasan pemerintahan dalam ulasan teori dan praktek. CV. Rtujuh Media Printing.
Siwayana, P. A., Purwanti, I. S., & Murcittowati, P. A. S. (2020). Tinjauan Literatur: Faktor-Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Literature Review: Factors Causing Incompleteness Filling Medical Records In Hospital Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 3(2), 46–52.
Suryani, L., Laksono, R. D., Wasita, R. R. R., Pattikawa, F. Y., Sari, I. P., Harditya, K. B., … Nurhayati, S. (2024). Buku Ajar Manajemen Pasien Safety. PT. Sonpedia Publishing Indonesia.
Syahira, N., Rusdi, A. J., & Akbar, P. S. (2024). STRATEGI OPTIMALISASI KLAIM JAMINAN KESEHATAN NASIONAL DI UNIT CASEMIX RUMAH SAKIT “X” BLITAR. Jurnal ARSI (Administrasi Rumah Sakit Indonesia), 10(2), 4.
Talib, N. M. T., & MARS, S. K. M. (2022). Manajemen Rekam Medis" Si-Jantung" Rumah Sakit. CV. AZKA PUSTAKA.
Tuzzahra, R., Hakim, A. O., Romodon, D., & Gunawan, G. (2024). Penyebab Pengembalian Berkas Klaim BPJS Kesehatan Pasien Rawat Inap Ditinjau Dari Syarat-Syarat Pengajuan Klaim di RSUD Majenang. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 6(1), 29–39.
Umamah, R. N., & Setiatin, S. (2024). PENGARUH KELENGKAPAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN POLI INTERNIS TERHADAP PENGKLAIMAN BPJS DI RS MUHAMMADIYAH BANDUNG. Journal of Hospital Management Services Student (JHMSS), 2(2), 27–42.
Zahida, Q. (2018). Usulan Perbaikan Kualitas Layanan Rumah Sakit Dengan Pendekatan Lean Service Dan Fuzzy Fmea (Studi Kasus: Poli Anak Rumah Sakit “Jih”).